社内共有方法の構築やクラウドサービスの活用で業務効率UPを目指す

事務所内に文書や伝票などの紙資料があふれかえっていて、
なかなか見たい資料が出てこない、
なんてことはありませんか？？

また、紙資料の場合、きちんとファイリングしていたとしても、量が増えてくると置き場所に困ってしまったり、見たいファイルを他の人が使っているためにすぐに見ることができなかったりすることもよくあります。確かに紙は、使い慣れている分見やすく感じ、直接書き込みもできるため手軽ではあります。

しかし、振り返ってみてください。今まで資料探しに費やした時間はいかほどでしょうか？？

1年間で150時間を探し物に費やしている！？

平均的なビジネスマンは1年間で150時間を探し物に費やしているという統計があるそうです。

1回あたりの探し物は些細な時間かもしれませんが、積み重なると無視できない長さになります。
逆に、そのような無駄を少しずつでも削減していけたなら、少なからず業務の助けになるでしょう。

例えば、1日5分の無駄をなくすと、年間にして合計約21時間、人件費に換算して約43,300円のコストが削減されるのです（※）

これはあくまでもビジネスマン1人あたりの計算ですから、
社内全体を業務の効率化すれば、もっと大きなコストダウンへとつながります。

（※）平均年間休日113日（厚生労働省の年就労条件総合調査結果の概況）、平均年収415万（国税庁の民間給与実態統計調査）で計算。

紙を電子化するとどうなるの？？

電子化したファイルの活用方法は様々な手法がありますが、共通したメリットとしては下記が挙げられます。

紙書類を電子化することのメリット

席についたまま、見たい情報をすぐに見つけることができる

電子化すると、他の電子ファイルと同様に検索することができますので、紙の時のように目視で探す必要はありません。自分の席にあるパソコンから資料を参照できるため、ファイルを取りにいくといった物理的な動線も不要になります。

社員間で情報を共有できる

また社員間での情報共有も容易になります。
紙資料の場合、例えば回覧する等全員が目を通すまでに時間がかかってしまう、誰かが使用している間その資料を見ることができないといったことが発生します。その点電子化した場合、同時に同じ資料を複数人で参照することが可能なため、見たいときに見たい情報を参照することが可能になります。

事務所内をスッキリさせることができる

物理的に資料がおいてある場所が減りますので、事務所内をスッキリとさせることができます。今後、資料が増えて、置き場所の心配をすることも必要ありません。

活用方法を検討しよう！

もちろん「電子化する」ということが目的ではありません。問題はどのように活用するかという点にあります。会社にある資料をとりあえず何でもかんでも電子化してしまえ！　という姿勢では結局紙の場合と比べて業務効率化という意味でそうたいして成功はしないでしょう。

会社規模や目的に合わせて、何の資料をどのように運用・活用していくかという点を事前に決めておく必要があります。目的によって活用手法は異なってきます。

活用手法を簡単に分類すると下図のようになります。最初はスモールスタートで社内共有方法を構築することも1つの方法です。

目的	手法の例	外部サービスの例
社内の情報共有	ネットワーク外部記憶ストレージ（NAS）ファイルサーバーの配置	－
社内だけではなく、外出先からも社内情報を見たい	VPN回線の設置	－
社内だけではなく、外出先からも社内情報を見たい	クラウドサービスの利用	DropBox
もっと自社の業務に合った形にしたい。全ての自社業務を1つのシステムにしたい。等	システムの導入（独自開発）	－
もっと自社の業務に合った形にしたい。全ての自社業務を1つのシステムにしたい。等	システムの導入（PaaS を利用した開発）	Salesforce

ユーシステムでは、何から手を付けて良いか分からないお客様のために、業務分析のお手伝い、及びお客様にあったIT活用方法についてのご提案も行っております。お気軽にご相談くださいね。